Чтобы сделать участие в выставке максимально эффективным и получить возврат инвестиций в кратчайшие сроки следуйте нашим рекомендациям:

1. Планируйте участие в выставке заранее. Крупные игроки разбирают лучшие места в павильоне за год до начала выставки. Если у вас нет такой возможности, то решение об участии принимайте как можно раньше – будет шанс выбрать место и качественно подготовиться.

2. Определите цель своего участия в выставке. Она может быть качественной и количественной. Пример качественной цели – запуск нового продукта, поддержка существующего решения. Такая цель позволит определиться со стратегией участия и оформлением стенда. Среди количественных целей может быть число посетителей вашего стенда, число подписанных соглашений о сотрудничестве, число проведенных переговоров.

3. Определитесь с площадью стенда. Продумайте все рабочие зоны вашего стенда, выберите оборудование, экспонаты, продукты или услуги, которые вы планируете презентовать на выставке.

4. Забронируйте и оплатите выставочное место у организатора выставки. Узнайте о дополнительных услугах – размещении логотипа на бейджах или в каталоге, размещении баннера на сайте выставки или в зоне регистрации посетителей, работе промоутеров и многом другое, что поможет выделиться среди многочисленных экспонентов, закажите их заранее.

5. Закажите дизайн стенда у застройщика. Обратитесь к вашему постоянному подрядчику или проведите тендер среди нескольких застройщиков, чтобы выбрать лучшее предложение. Также рекомендовать проверенного застройщика вам может организатор выставки.

6. Составьте список маркетинговых материалов и сувениров, которые вы будете раздавать на своем стенде. Закажите их у подрядчиков заранее.

7. Составьте коммуникационный план продвижения вашего участия в выставке. Чтобы клиенты знали о вашем участии в выставке добавьте информацию о номере стенда на ваши стандартные рекламные модули или баннеры в онлайн или оффлайн прессе, сделайте электронную рассылку по вашей базе клиентов, добавьте информацию об участии в подписи электронных писем, разместите новость на сайте, а также проинформируйте клиентов лично – по телефону или на встречах. Персональные рекламные баннеры с номером стенда и бумажные входные билеты можно бесплатно запросить у организаторов выставки. Подумайте об участии в Деловой программе – это не только возможность заявить о себе посетителям выставки, но и новостной повод для коммуникационной компании выставки.

8. Организуйте работу на стенде. Распределите обязанности, составьте график работы сотрудников или привлеченного персонала, проинформируйте всех заранее.

9. Узнайте о правилах заезда в павильон у организатора выставки. Подготовьте необходимые бумаги, закажите пропуска, разрешения на ввоз оборудования. Чем более объемное и сложное оборудование вы планируете экспонировать, тем раньше стоит ознакомиться с правилами заезда и начать подготовку.

10. Выделите один или два дня для заезда на выставку. Как правило павильон открыт для работы застройщиков за 2-3 дня до начала выставки. Примите стенд у застройщика и завозите размещайте оборудование и материалы.

11. В дни работы выставки приходите на стенд заранее – чтобы открыть стенд, подготовить материалы.

12. Ведите учет посетителей вашего стенда, записывайте контактную информацию ваших гостей. Список гостей стенда поможет понять не только насколько эффективным было участие, но и продолжить коммуникацию после выставки. Вы можете заказать электронный терминал для сканирования бейджей посетителей у организатора выставки.

13. Продолжайте коммуникацию с гостями стенда. Выставка – повод и возможность для встречи, построить отношения с клиентом поможет постоянная коммуникация после мероприятия.

14. После завершения выставки соберите обратную связь у сотрудников, отправьте благодарственные письма гостям, напишите и разместите пост-релиз о вашем участии на сайте. Сверьтесь с поставленными целями. Сделайте выводы и принимайте решение об участии в выставке в следующем году.

Приглашаем к участию! Вместе мы формируем профессиональное сообщество!